قوانین مهلت بارگذاری اطلاعات دفاتر تجاری الکترونیکی
مقدمه
در سال‌های اخیر، با گسترش تجارت الکترونیک و تحول دیجیتال در فرآیندهای اداری، دفاتر تجاری نیز به سمت الکترونیکی شدن پیش رفته‌اند. یکی از اقدامات کلیدی در این راستا، الزام به ثبت و بارگذاری اطلاعات دفاتر تجاری به‌صورت الکترونیکی در سامانه‌های مرتبط است. این فرآیند به منظور شفاف‌سازی، کاهش تخلفات، و تسهیل در نظارت‌های قانونی انجام می‌شود. آگاهی از قوانین و مهلت‌های مقرر برای بارگذاری اطلاعات این دفاتر، برای تمامی فعالان اقتصادی، حسابداران، و صاحبان کسب‌وکارها ضروری است.
—
تعریف دفتر تجاری الکترونیکی
دفاتر تجاری الکترونیکی، نسخه‌ی دیجیتال دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و غیره هستند که اطلاعات مالی و معاملات تجاری در آن‌ها ثبت می‌شود. این دفاتر به‌جای دفاتر کاغذی سنتی، از طریق سامانه‌های مورد تأیید سازمان امور مالیاتی کشور تکمیل و نگهداری می‌شوند.
—
قوانین مربوط به بارگذاری اطلاعات
طبق مقررات سازمان امور مالیاتی و همچنین آئین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، اشخاص مشمول (اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی) موظفند اطلاعات مالی خود را در دفاتر تجاری الکترونیکی ثبت کرده و در مهلت‌های مشخص به سامانه‌های مرتبط بارگذاری کنند.
برخی نکات کلیدی این قوانین عبارت‌اند از:
ثبت اطلاعات به‌صورت روزانه: کلیه تراکنش‌های مالی باید به صورت روزانه در سامانه ثبت شود.
استفاده از سامانه‌های مورد تأیید: تنها نرم‌افزارها و سامانه‌هایی که مورد تأیید سازمان امور مالیاتی هستند، قابل استفاده می‌باشند.
حفظ سوابق به مدت معین: اطلاعات دفاتر الکترونیکی باید به مدت حداقل ۱۰ سال نگهداری شوند.
—
مهلت بارگذاری اطلاعات
مهلت ثبت و بارگذاری اطلاعات دفاتر تجاری الکترونیکی بسته به نوع شخصیت و سال مالی به شرح زیر است:
1. اشخاص حقوقی: حداکثر تا ۴ ماه پس از پایان سال مالی فرصت دارند اطلاعات کامل دفاتر را بارگذاری نمایند.
2. اشخاص حقیقی (مشمول بند الف): حداکثر تا ۳ ماه پس از پایان سال شمسی مهلت دارند.
3. مهلت اصلاح اطلاعات: معمولاً تا پایان مهلت مقرر امکان ویرایش اطلاعات وجود دارد، ولی پس از آن نیاز به ارائه درخواست کتبی و دلایل مستند خواهد بود.
—
پیامدهای عدم بارگذاری به‌موقع
عدم ثبت یا تأخیر در بارگذاری اطلاعات دفاتر تجاری الکترونیکی می‌تواند تبعات زیر را به همراه داشته باشد:
رد دفاتر مالیاتی توسط ممیزین
جرایم مالیاتی به دلیل عدم تمکین به مقررات
محرومیت از معافیت‌ها و مشوق‌های مالیاتی
—
نتیجه‌گیری
الزام به ثبت و بارگذاری به‌موقع اطلاعات در دفاتر تجاری الکترونیکی، نه تنها یک وظیفه قانونی است، بلکه گامی مهم در راستای شفافیت مالی و سامان‌دهی به فعالیت‌های اقتصادی به شمار می‌رود. کسب‌وکارها با رعایت این قوانین، می‌توانند از بروز مشکلات مالیاتی جلوگیری کرده و عملکرد خود را بر پایه اسناد معتبر و رسمی بنا نهند.
—
منابع
سازمان امور مالیاتی کشور
قانون مالیات‌های مستقیم
آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵
—