روز اول حسابداری در یک شرکت؛ گام‌به‌گام چی کار باید بکنی؟
شروع کار به‌عنوان حسابدار در یک شرکت، همیشه همراه با هیجان و البته کمی استرس است. روز اول نقش تعیین‌کننده‌ای دارد؛ چون نه‌تنها باید با محیط جدید آشنا شوی، بلکه پایه‌های کار حسابداری‌ات را هم درست بچینی. در ادامه به‌صورت گام‌به‌گام توضیح می‌دهم که روز اول حسابداری در یک شرکت، دقیقا باید چه کارهایی انجام بدهی.
۱. شناخت ساختار و فعالیت شرکت
اولین قدم این است که بفهمی شرکت دقیقاً چه کاری انجام می‌دهد. حوزه فعالیت، مدل درآمدی، نوع مشتریان و حتی نحوه خرید و فروش شرکت روی حسابداری تاثیر مستقیم دارد. بدون درک درست از بیزینس، ثبت‌هایت خشک و بی‌ارتباط خواهد بود. پس چند ساعت وقت بگذار، با مدیر یا مسئول مربوطه صحبت کن و فعالیت شرکت را خوب بشناس.
۲. بررسی سیستم مالی موجود
شرکت‌ها معمولاً یک سیستم یا نرم‌افزار حسابداری دارند. در روز اول باید مطمئن شوی چه نرم‌افزاری استفاده می‌شود، دسترسی‌ات برقرار است و سرفصل‌های حساب‌ها درست تعریف شده‌اند. اگر شرکتی تازه‌کار باشد و هیچ نرم‌افزاری نداشته باشد، باید پیشنهاد راه‌اندازی بدهی و از همان ابتدا پایه‌ها را اصولی بچینی.
۳. جمع‌آوری اسناد و مدارک
روز اول، وقت آن است که یک “بایگانی اولیه” تشکیل دهی. از فاکتورهای خرید و فروش گرفته تا قراردادها، رسیدهای بانکی و گزارش‌های قبلی. همه را دسته‌بندی کن و لیست بزن. این کار کمک می‌کند هیچ مدرکی در طول مسیر گم نشود و بعداً راحت‌تر بتوانی حساب‌ها را کنترل کنی.
۴. کنترل مانده‌ها و افتتاح حساب‌ها
قبل از هر چیز باید بدانی وضعیت حساب‌های بانکی، صندوق، بدهکاران و بستانکاران در چه حالتی است. معمولا این مرحله با گرفتن مانده‌ها از حسابدار قبلی یا مسئول مالی انجام می‌شود. این اطلاعات همان پایه “سند افتتاحیه” تو خواهند بود.
۵. آشنایی با فرآیندهای داخلی
هر شرکت روش خاص خودش را برای گردش کار دارد. مثلاً:
-
چه کسی فاکتور خرید را تایید می‌کند؟
-
هزینه‌ها چطور پرداخت می‌شوند؟
-
تسویه با مشتریان چه روالی دارد؟
روز اول باید این مسیرها را یاد بگیری تا بعدها ثبت‌هایت با روند واقعی شرکت هماهنگ باشد.
۶. مستندسازی و یادداشت‌برداری
اشتباه رایجی که خیلی از حسابداران تازه‌کار انجام می‌دهند این است که روزهای اول به توضیحات شفاهی بسنده می‌کنند. اما بهترین کار این است که یک دفترچه یا فایل اختصاصی داشته باشی و همه نکات و روال‌ها را مستند کنی. این نوشته‌ها بعداً نجاتت خواهند داد.
۷. ارتباط‌گیری با تیم
حسابدار فقط با اعداد سروکار ندارد، بلکه باید با بخش‌های مختلف شرکت مثل فروش، خرید، انبار و مدیریت تعامل داشته باشد. روز اول فرصت خوبی است برای معرفی خودت و ایجاد یک رابطه دوستانه و کاری. این ارتباط‌ها بعدها سرعت و دقت کارت را بالا می‌برند.
جمع‌بندی
روز اول حسابداری در یک شرکت، بیشتر شبیه به نقشه‌کشی است تا ثبت سند. اگر همان ابتدا مسیر را درست طراحی کنی، روزهای بعدی با خیال راحت و تمرکز بیشتر پیش می‌روند. به یاد داشته باش: شناخت کسب‌وکار، بررسی نرم‌افزار، جمع‌آوری اسناد، کنترل مانده‌ها، آشنایی با فرآیندها و ایجاد ارتباط با تیم، کلیدهای موفقیت تو در همان روز اول هستند.