تنظیم سند حسابداری به معنای ثبت دقیق و منظم تراکنش‌های مالی در دفاتر حسابداری است. این عمل به اصول و قواعد خاصی نیاز دارد که باید رعایت شوند تا اطلاعات مالی به درستی و با دقت ثبت و گزارش شوند. اصول تنظیم سند حسابداری شامل موارد زیر است:
اصول تنظیم سند حسابداری:
اصل مستند بودن (Documentary Evidence):
هر سند حسابداری باید بر اساس مدارک و مستندات معتبر مانند فاکتورها، رسیدها، قراردادها و چک‌ها تنظیم شود.
مستندات باید ضمیمه سند حسابداری شده و برای بررسی‌های آینده نگهداری شوند.
اصل دقت (Accuracy):
اطلاعات وارد شده باید دقیق و درست باشند.
اعداد و توضیحات باید بدون اشتباه وارد شوند.
اصل ثبت دوطرفه (Double-Entry Accounting):
16:34
هر تراکنش مالی باید به‌طور همزمان در دو حساب ثبت شود: یک حساب بدهکار (Debit) و یک حساب بستانکار (Credit).
مجموع بدهکارها باید با مجموع بستانکارها برابر باشد.
اصل تاریخ‌نگاری (Chronological Order):
تراکنش‌ها باید به ترتیب تاریخ وقوع ثبت شوند.
تاریخ هر سند حسابداری باید نشان‌دهنده تاریخ واقعی تراکنش باشد.
اصل صحت (Integrity):
هیچ گونه دستکاری یا تغییر در اطلاعات ثبت شده بدون مستندات و دلایل موجه نباید انجام شود.
تمامی اصلاحات باید با ذکر توضیحات مناسب ثبت شوند.
اصل توضیحات کافی (Sufficient Narration):
هر سند حسابداری باید شامل توضیحات کافی درباره ماهیت تراکنش باشد.
توضیحات باید شفاف و قابل فهم باشند.
اصل رعایت دوره مالی (Accounting Period):
تراکنش‌ها باید در دوره مالی مربوطه ثبت شوند.
تراکنش‌های مربوط به دوره‌های گذشته یا آینده نباید در دوره جاری ثبت شوند مگر با توضیحات کامل.
اصل انطباق با قوانین و استانداردها (Compliance):
تنظیم اسناد حسابداری باید مطابق با قوانین، مقررات و استانداردهای حسابداری محلی و بین‌المللی انجام شود.
رعایت استانداردهای حسابداری نظیر IFRS یا GAAP بر حسب نیاز سازمان.
مراحل تنظیم سند حسابداری:
جمع‌آوری و بررسی مستندات:
مستندات مالی مرتبط با تراکنش‌ها را جمع‌آوری و بررسی کنید.
اطمینان حاصل کنید که مستندات معتبر و کامل هستند.
ثبت تراکنش در دفتر روزنامه:
تراکنش را با استفاده از سیستم ثبت دوطرفه در دفتر روزنامه وارد کنید.
بدهکار و بستانکار مربوطه را تعیین و ثبت کنید.
انتقال به دفتر کل:
اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه را به حساب‌های مربوطه در دفتر کل منتقل کنید.
اطمینان حاصل کنید که تمامی حساب‌ها به درستی به‌روزرسانی شده‌اند.
تهیه گزارش‌های مالی:
از اسناد حسابداری ثبت شده برای تهیه گزارش‌های مالی نظیر ترازنامه، صورت‌حساب سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد استفاده کنید.
اطمینان حاصل کنید که گزارش‌ها دقیق و به‌موقع تهیه شده‌اند.
رعایت اصول و مراحل فوق به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از دقت و صحت اطلاعات مالی خود اطمینان حاصل کنند و تصمیمات بهتری بر مبنای این اطلاعات بگیرند.